[Postfixbuch-users] Mal wieder was rechtliches! ;-)

[Frank Fiene]

Am 05.04.2011 um 08:46 schrieb Peer Heinlein:

> Am Montag, 4. April 2011, 21:26:06 schrieb Frank Fiene:
> 
> 
> Moin,
> 
>>> Für Geschäftsbriefe gilt AFAIK eine Aufbewahrungsfrist von 6
>>> Jahren. Darunter fallen auch Mails - möglicherweise nicht alle,
>>> aber zumindest einige [1].
> 
> Alle E-Mails, die Handelsbriefe sind, sind zu archivieren. 
> 
>> Ich bin jetzt mal von 5 Jahren ausgegangen!
> 
> Ihr irrt beide :-)
> 
> Es sind rechtlich SECHS Jahre. Aber: Die frist beginnt am 31.12. des 
> Jahres zu laufen. Eine Mail vom 2. Januar ist in der Praxis also SIEBEN 
> Jahre Minus zwei Tage aufzuheben.
> 
>>> Falls Ihr Rechnungen per Mail verschickt, sind es sogar 10 Jahre.
> 
> Auch wenn man keine Rechnungen verschickt, sind es 10 (in der Praxis 
> also: 11!) Jahre.
> 
> Solange sind steuerlich relevante (!) Handelsbriefe aufzuheben. Das sind 
> nicht nur die Rechnungen an sich, das geht auch darüber hinaus.
> 
> Siehe:
> 
> http://www.heinlein-support.de/vortrag/die-pflicht-zur-
> revisionssicheren-e-mailarchivierung

Gut, das habe ich verstanden! Wenn ich also am 01.01.2012 lösche, darf ich alles vor 2005 löschen!?

> 
>> Die werden eh vom SAP geschickt, da gibt es natürlich eine
>> Archivierung! ;-)
> 
> Reicht nicht aus.

Das musst du erläutern, das SAP-System erzeugt eine Mail und die wird revisionssicher in einem SAP-Archiv aufbewahrt und dann an das nächste Mailgateway verschickt.

Soll ich jetzt ein Mailarchivierung auf jedem Hop auf dem Weg zum Kunden machen müssen, das ist schwer möglich!


> 
>>>> In diesem Betrieb sind durch betriebliche Übung private Emails
>>>> erlaubt.
>>> 
>>> Darin sehe ich persönlich das kleinere Problem - das Löschen
>>> verursacht IMHO keine Datenschutzprobleme ;-)
>> 
>> Guter Punkt, dass private Mails erlaubt sind heißt ja nicht, dass der
>> Arbeitgeber verpflichtet ist für deren Backup zu sorgen!
> 
> hier ist ja nicht von Backup die Rede, sondern vom Löschen anvertrauter 
> Nachrichten im Sinne des §206 StGB.
> 
> http://www.heinlein-support.de/vortrag/probleme-privater-e-mail-nutzung-
> am-arbeitsplatz
> 
>>>> Es existiert keine Mail-Archivierung. Man spricht davon,
>>>> Mails wie Snailmails zu behandelen, d.h. der Mitarbeiter
>>>> entscheidet, welche Mails geschäftsrelevant sind und in der DB und
>>>> damit im Backup bleiben sollen.
> 
> Deine Unternehmsführung spielt russisch Roulette. Sie verstößt gegen 
> grundlegende Buchführungspflichten, was nicht nur enorme Risiken für das 
> Unternehmen bedeuten kann, sondern ggf. auch sogar zu einer persönlichen 
> Haftung des Geschäftsführers führen kann...

Stop, wo ist der Unterschied zu normaler Post?
Es wird ja auch nicht Werbung eingescannt und archiviert!


      Ich denke das mit den drei Jahren werden die Steuerprüfer schnell
>> erledigen, ich würde wenn dann nach 5 Jahren löschen, man sollte den
>> Steuerprüfern ja nicht mehr Material geben als nötig! ;-)
> 
> SIEBEN, bzw. ELF.

Jaha! ;-)


> Darab gibt es nichts zu diskutieren.
> 
>>>> Da das der Vorstand beschlossen hat, sind die Admins doch raus,
>>>> oder? Wir würden das schriftlich festhalten, dass wir dem nicht
>>>> zustimmen werden!
> 
> Das interessiert beim §206 StGB nicht.
> 
> Ich würde NICHT löschen.
> 
> Wie man das genauer macht schaffe ich geade nicht zu erklären, bin 
> soeben in Lübeck angekommen. Heute Abend mehr. :-)



Das wäre super!

Frank