[Postfixbuch-users] Mal wieder was rechtliches! ;-)

[Frank Fiene]

> 
> Hallo Frank, hallo Leute,
> 
> Am Montag, 4. April 2011 schrieb Frank Fiene:
>> Was haltet ihr von einer solchen Mail:
>> 
>> 
>> ### snip ###
>> da die Speicherkapazität unserer Server im Bereich Lotus Notes
>> regelmäßig an ihre Grenzen stößt, hat der Vorstand nun beschlossen,
>> alle E-Mails mit einem Erstelldatum älter als 3 Jahre automatisch
>> löschen zu lassen. Dies geschieht erstmalig am 01.05.2011 für alle
>> Mails, die vor dem 01.01.2008 erstellt wurden.
>> 
>> Um wichtige und aufzuhebende Inhalte von E-Mails zu erhalten, können
>> Sie sie z. B. in ein PDF umwandeln (per FreePDF) und sie, wie ggf.
>> auch die Dateianhänge, in Ihren Laufwerken ablegen. ### snip ###
> 
> Vorweg: IANAL. Alle Infos in dieser Mail ohne Pistole, äh Gewähr.
> 
> Für Geschäftsbriefe gilt AFAIK eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. 
> Darunter fallen auch Mails - möglicherweise nicht alle, aber zumindest 
> einige [1]. 

Ich bin jetzt mal von 5 Jahren ausgegangen!


> Falls Ihr Rechnungen per Mail verschickt, sind es sogar 10 Jahre.

Die werden eh vom SAP geschickt, da gibt es natürlich eine Archivierung! ;-)

> 
> Der Vorstand setzt sich mit der Löschaktion also deutlich in die 
> Nesseln.
> 
> Theoretisch gibt es noch die Option, dass alle Mitarbeiter ihre alten 
> Mails durchsortieren, um Plattenplatz freizuschaufeln. Ich werde jetzt 
> nicht die Kosten der Arbeitszeit mit den Festplatten-Preisen 
> vergleichen, Du kannst es dem Vorstand aber durchaus mal vorschlagen: 
> "Ähm, Chef, Geshäftsbriefe (auch Mails) müssen 6 Jahre aufbewahrt 
> werden. Demzufolge müssen alle Mitarbeiter ihre Mails sortieren und ggf. 
> sichern. Wir haben ja in den nächsten 4 Wochen keine dringenden 
> Aufträge, oder?" *eg*

Auch blöd, sie sind sogar angehalten, das regelmäßig zu tun!
Aber das heißt ja nix! Macht eh keiner außer den IT-Mitarbeitern!

> 
> Davon abgesehen könnte schon die Umwandlung der Mails zu PDFs die 
> geforderte "bildliche Wiedergabe" verhindern (Mailheader etc.) und zu 
> Problemen führen.
> 
>> Davon abgesehen, dass "Mails als PDF speichern" das
>> Plattenplatzproblem nicht lösen würde sondern eher verschärfen!
> 
> <BOfH> Aber nicht im Lotus Notes ;-) </BOfH>
> 
> ("not my bug"-Syndrom, siehe dazu auch die Signatur dieser Mail...)

Na ja schon, so groß sind die Maildokumente auch in Notes nicht!

> 
>> In diesem Betrieb sind durch betriebliche Übung private Emails
>> erlaubt. 
> 
> Darin sehe ich persönlich das kleinere Problem - das Löschen verursacht 
> IMHO keine Datenschutzprobleme ;-)

Guter Punkt, dass private Mails erlaubt sind heißt ja nicht, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist für deren Backup zu sorgen!


> 
>> Es existiert keine Mail-Archivierung. Man spricht davon,
>> Mails wie Snailmails zu behandelen, d.h. der Mitarbeiter
>> entscheidet, welche Mails geschäftsrelevant sind und in der DB und
>> damit im Backup bleiben sollen.
> 
> Und jetzt sollen sie nach drei Jahren gelöscht werden? Haben die 
> Mitarbeiter falsch entschieden?

Ich denke das mit den drei Jahren werden die Steuerprüfer schnell erledigen, ich würde wenn dann nach 5 Jahren löschen, man sollte den Steuerprüfern ja nicht mehr Material geben als nötig! ;-)

> 
>> Da das der Vorstand beschlossen hat, sind die Admins doch raus, oder?
>> Wir würden das schriftlich festhalten, dass wir dem nicht zustimmen
>> werden!
> 
> Klingt sehr empfehlenswert. Ich würde das vom Vorstand mit "zur Kenntnis 
> genommen" gegenzeichnen lassen und sehr gut aufbewahren. (Wenn Du 
> paranoid genug bist, kann eine zusätzliche Kopie im heimischen 
> Wohnzimmer nicht schaden...)
> 
> Ob das im Fall der Fälle für einen 100%iger Freispruch reicht, weiß ich 
> nicht, aber es dürfte zumindest den Schuldanteil des Vorstands 
> vergrößern und den der Admins verkleinern ;-)