[Postfixbuch-users] Mal wieder was rechtliches! ;-)

[Christian Boltz]

Hallo Frank, hallo Leute,

Am Montag, 4. April 2011 schrieb Frank Fiene:
> Was haltet ihr von einer solchen Mail:
> 
> 
> ### snip ###
> da die Speicherkapazität unserer Server im Bereich Lotus Notes
> regelmäßig an ihre Grenzen stößt, hat der Vorstand nun beschlossen,
> alle E-Mails mit einem Erstelldatum älter als 3 Jahre automatisch
> löschen zu lassen. Dies geschieht erstmalig am 01.05.2011 für alle
> Mails, die vor dem 01.01.2008 erstellt wurden.
> 
> Um wichtige und aufzuhebende Inhalte von E-Mails zu erhalten, können
> Sie sie z. B. in ein PDF umwandeln (per FreePDF) und sie, wie ggf.
> auch die Dateianhänge, in Ihren Laufwerken ablegen. ### snip ###

Vorweg: IANAL. Alle Infos in dieser Mail ohne Pistole, äh Gewähr.

Für Geschäftsbriefe gilt AFAIK eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. 
Darunter fallen auch Mails - möglicherweise nicht alle, aber zumindest 
einige [1]. 
Falls Ihr Rechnungen per Mail verschickt, sind es sogar 10 Jahre.

Der Vorstand setzt sich mit der Löschaktion also deutlich in die 
Nesseln.

Theoretisch gibt es noch die Option, dass alle Mitarbeiter ihre alten 
Mails durchsortieren, um Plattenplatz freizuschaufeln. Ich werde jetzt 
nicht die Kosten der Arbeitszeit mit den Festplatten-Preisen 
vergleichen, Du kannst es dem Vorstand aber durchaus mal vorschlagen: 
"Ähm, Chef, Geshäftsbriefe (auch Mails) müssen 6 Jahre aufbewahrt 
werden. Demzufolge müssen alle Mitarbeiter ihre Mails sortieren und ggf. 
sichern. Wir haben ja in den nächsten 4 Wochen keine dringenden 
Aufträge, oder?" *eg*

Davon abgesehen könnte schon die Umwandlung der Mails zu PDFs die 
geforderte "bildliche Wiedergabe" verhindern (Mailheader etc.) und zu 
Problemen führen.

> Davon abgesehen, dass "Mails als PDF speichern" das
> Plattenplatzproblem nicht lösen würde sondern eher verschärfen!

<BOfH> Aber nicht im Lotus Notes ;-) </BOfH>

("not my bug"-Syndrom, siehe dazu auch die Signatur dieser Mail...)

> In diesem Betrieb sind durch betriebliche Übung private Emails
> erlaubt. 

Darin sehe ich persönlich das kleinere Problem - das Löschen verursacht 
IMHO keine Datenschutzprobleme ;-)

> Es existiert keine Mail-Archivierung. Man spricht davon,
> Mails wie Snailmails zu behandelen, d.h. der Mitarbeiter
> entscheidet, welche Mails geschäftsrelevant sind und in der DB und
> damit im Backup bleiben sollen.

Und jetzt sollen sie nach drei Jahren gelöscht werden? Haben die 
Mitarbeiter falsch entschieden?

> Da das der Vorstand beschlossen hat, sind die Admins doch raus, oder?
> Wir würden das schriftlich festhalten, dass wir dem nicht zustimmen
> werden!

Klingt sehr empfehlenswert. Ich würde das vom Vorstand mit "zur Kenntnis 
genommen" gegenzeichnen lassen und sehr gut aufbewahren. (Wenn Du 
paranoid genug bist, kann eine zusätzliche Kopie im heimischen 
Wohnzimmer nicht schaden...)

Ob das im Fall der Fälle für einen 100%iger Freispruch reicht, weiß ich 
nicht, aber es dürfte zumindest den Schuldanteil des Vorstands 
vergrößern und den der Admins verkleinern ;-)


Gruß

Christian Boltz

[1] Zitat von 
    http://www.hk24.de/recht_und_fair_play/steuerrecht/abgabenordnung/365506/aufbewahrungsfristen.html
    Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die
    der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines 
    Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines 
    Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, 
    Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief
-- 
> ...womit die Geschichte wieder von vorn losgeht...
Jaha, aber nun ist das eine vollkommen andere Situation: Jetzt hast Du
nämlich eine von Suse generierte kdmrc für ein von Suse geliefertes KDE,
und KDE ist eine vom Installationssupport abgedeckte Komponente.
Also ist das ein meldefähiger und supportberechtigter Bug! :-)
[> Gerald Martin und Kristian Köhntopp in suse-linux]