[Postfixbuch-users] archivierung per gesetz

[Robert Felber]

On Sat, Dec 03, 2005 at 01:32:39PM +0100, Conny Klemm wrote:
> 
> > Ich frage mich aber, was Anweisungen, sofern es nicht um Gehaelter etc geht,
> > das Finanzamt was angeht.
> 
> Gerichte können auch bei Streitigkeiten Daten einsehen. z.B. Bei Kündigung

Ist das Finanzamt ein Gericht, das pruefen muss ob Anweisung "Nicht auf Kunden-
parkplaetzen parken" rechtlich ok ist? Das geht das Finanzamt die Bohne an.

> > Abgesehen davon: Eine Pflicht zur Archivierung einer Unterlage i.S. des § 147
> > Abs. 1 AO in maschinell auswertbarer Form (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) besteht nicht,

> Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell
> verwertbaren Datenträgern
> zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das
> Datenverarbeitungssystem
> in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem
> erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein
> maschinell lesbarer und
> auswertbarer Datenträger. Die originär digitalen Unterlagen dürfen
> nicht ausschließlich in
> ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht
> die Aufzeichnung
> im COM-Verfahren (Computer-Output-Microfilm) nicht mehr aus. Diese Einschränkung
> gilt nicht, wenn die vor der Übertragung auf Mikrofilm vorhandenen
> Daten vorgehalten
> werden, die eine maschinelle Auswertbarkeit durch das Datenverarbeitungssystem
> gewährleisten. Nicht ausreichend ist auch die ausschließliche Archivierung in
> maschinell nicht auswertbaren Formaten

Erm, buchhalterische Daten. Vertrangsangebote gehoeren definitiv nicht dazu da
die nicht verbindlich sind und nix in einer Buchhaltung zu suchen haben.
Zustandegekommene Vertraege gehoeren buchhalterisch archiviert. Ansonsten darfst
ja gleich loslegen und deine Telefonate und Aquise aufzeichnen und digital
abspeichern. Kurz, du musst bei weitem nicht alles archivieren sondern nur das,
was buchhalterisch relevant ist _und_ maschinenlesbar. Was buchhalterisch 
relevant ist sollte man dann entweder bei BuHa Cheff/in, bei Chef/in oder
bei nem BWLer bzw Jurist erfragen. Das Finanzamt wird natuerlich sagen "am 
besten gleich alles" - "ICQ, IRC auch?" - "keine Ahnung was das ist, aber machen
Sie das lieber mal".


> Also wie bekomme ich es vernünftig hin. Die Anbieter wie Xerox bieten
> doch auch nicht umsonst solche Archivierungssystem für ein Höllengeld
> an.

Naja, der Loesungen gibts da viele. Zum einen eben spezielle Adressen fuer
buchhalterischen Datenverkehr aufsetzen und BCC archiv ansonsten platzt dir echt
das Archiv sobald du anfaengst Angebotsanfragen etc zu speichern.

Natuerlich wird es vorkommen, dass buchhalterisch relevante Daten auch bei
nich buchalterischen dateinein-/ausgaenge durchfliessen, das _muss_ dann
eben der jeweilige Sachbearbeiter manuell ins Archiv schieben. Oder - ihr
setzt jemanden ein, der saemtliche Daten auf buchhalterische Relevanz 
untersucht - und das den ganzen Tag macht. Damit geht einher, dass es 
ne Betriebsanweisung gibt, dass jegliche Mail menschlisch analysiert wird.

Geil, wa.

Damit waeren wir wieder beim alten Schema: Poststelle. Die hat frueher
auch jeden Brief (durchgelesen und) verteilt. Und die Sachbearbeiter mussten
es in's Archiv schieben. Da hat das auch nicht die Poststelle erledigt.


-- 
    Robert Felber (PGP: 896CF30B)
    Munich, Germany